Elektronischer Rechtsverkehr mit den Registergerichten

Durch das Gesetz über elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) vom 10. November 2006 wird bei den Registergerichten der elektronische Rechtsverkehr eingeführt. Danach sind in Bayern ab dem 1. Januar 2007 Anmeldungen zum Handels- und Genossenschaftsregister samt den damit verbundenen Dokumenten ausschließlich über das jeweilige elektronische Gerichtspostfach einzureichen.

Bekanntgabe aufgrund § 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und elektronische Verfahren (E-Rechtsverkehrsverordnung – ERVV) vom 15. Dezember 2006

I. Verbindliche Bearbeitungsvoraussetzungen

Eine Kurzübersicht der Internetbekanntmachung zum elektronischen Rechtsverkehr kann hier als tabellarische Übersicht eingesehen bzw. heruntergeladen werden.

II. Erläuterungen

Die Inhalte der Bekanntgabe technischer Einzelheiten nach § 3 der Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr und elektronische Verfahren (E-Rechtsverkehrsverordnung – ERVV) werden im Folgenden erläutert und in ihrem Verfahrenszusammenhang dargestellt:

1. Allgemeine Informationen

1.1 Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich
Die folgenden näheren Einzelheiten nach Abschnitt 1 § 3 Nr. 1.4 der E-Rechtsverkehrsverordnung – ERVV gelten im elektronischen Rechtsverkehr mit allen Dienststellen und in allen Verfahrensbereichen, für die der elektronische Rechtsverkehr durch Aufnahme in die Anlage 1 der Verordnung eröffnet wurde.
Sofern im Einzelfall Abweichendes gilt, wird darauf nachfolgend besonders hingewiesen.

1.2 Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT-Leit-ERV)
Die Konferenz der Justizministerinnen und Justizminister hat „Organisatorisch-technische Leitlinien für den elektronischen Rechtsverkehr (OT‑Leit‑ERV)“ verabschiedet, die mit näheren Regelungen, ergänzenden Hinweisen und Erläuterungen insbesondere zu technischen Standards einen einheitlichen Rahmen für den elektronischen Rechtsverkehr vorgeben. Die Anlage 1 der OT-Leit-ERV enthält weitere Hinweise und Erläuterungen zu den nachfolgend benannten technischen Standards.

1.3 Sonstige allgemeine Informationen
Während im nicht elektronisch geführten gerichtlichen Verfahren die Einreichung von Schriftsätzen und anderen Dokumenten zwecks Zustellung an die übrigen Beteiligten in mehrfacher Ausfertigung erfolgt, entfällt diese Anforderung für Beteiligte im elektronischen Rechtsverkehr. Für Parteien, die keinen elektronischen Zugang eröffnet haben, fertigt das Gericht Ausdrucke der von anderen Verfahrensbeteiligten eingereichten elektronischen Dokumente nach derzeitiger Rechtslage kostenfrei an.

2. Einreichungsverfahren

Die Einreichung erfolgt durch die Übertragung des elektronischen Dokuments in die elektronische Poststelle, das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ (EGVP). Das EGVP ist über die von den Gerichten zur Verfügung gestellte Zugangs- und Übertragungssoftware erreichbar. Die Software kann unter http://www.egvp.de lizenzfrei heruntergeladen werden. Die Einreichung per E-Mail ist unzulässig.

Nachfolgend werden die Fragen der Registrierung, des Kommunikationsweges über diese Poststelle und der gegebenenfalls bestehenden Beschränkungen, des möglichen Rückwegs an Sie (elektronische Zustellungen) sowie der Wahrung der Vertraulichkeit der Kommunikation dargestellt.

2.1 Registrierung

2.1.1 Bestandsdaten
Es werden bei der Registrierung in der Poststelle allgemeine personenbezogene Daten erhoben. Für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge werden dauerhaft gespeichert:
• Name und Vorname
• gegebenenfalls die Organisation
• Anschrift und Telekommunikationsverbindungen (einschließlich einer E Mail-Anschrift)
• Signatur- und gegebenenfalls Verschlüsselungszertifikate
• Persönliche Kennungen und Kennwörter
Die Daten sollen von Ihnen bei Änderungen aktualisiert werden.

2.1.2 Datenschutzerklärungen
Die als Bestandsdaten aufgeführten personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die Begründung, Durchführung und Abwicklung des elektronischen Rechtsverkehrs (einschließlich statistischer Auswertung) genutzt. Es erfolgt keine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere erfolgt
• keine entgeltliche oder unentgeltliche Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Dritte zu kommerziellen Zwecken,
• keine Übermittlung gespeicherter oder durch Datenverarbeitung gewonnener Daten an Behörden oder Dienststellen zu anderen als unmittelbar verfahrensbezogenen Zwecken, soweit dies nicht aufgrund anderer Vorschriften geboten ist.

Für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist Ihre Zustimmung zu der nachfolgenden Datenschutzerklärung erforderlich.
Datenschutzerklärung (Download, PDF, 51 KB)
Die Einwilligungserklärung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerruf führt zur Löschung des Postfachs.

Wenn Sie Ihr Postfach löschen, können Ihnen ab diesem Zeit­punkt keine neuen Nachrichten mehr zugestellt werden. Ihre Daten sind den beteiligten Gerichten und übrigen Dienststellen der Justiz dann nicht mehr über die elektronische Poststelle zugänglich.

2.1.3 Zustellungen
Bei der Registrierung an der elektronischen Poststelle wird ein für Sie kostenloses elektronisches Postfach eingerichtet, über das elektronische Zustellungen des Gerichts an Sie erfolgen können. Bei einer solchen elektronischen Zustellung erfolgt neben der Ablage in Ihrem persönlichen Empfänger-Postfach eine Mitteilung an die von Ihnen bei der Registrierung angegebene elektronische Kommunikationsadresse (d.h. Ihr E-Mail-Postfach). Der Abruf aus Ihrem Empfänger-Postfach erfolgt dann über eine durch Verschlüsselung gesicherte Verbindung. Die Datenumfänge können Sie der Ziffer 2.2.1. entnehmen.
Die Verwaltung des Postfachinhalts – insbesondere die Leerung des Postfachs – erfolgt grundsätzlich durch den Nutzer in eigener Verantwortung. Nicht abgeholte Nachrichten werden nach Ablauf von 12 Monaten nach Eingang automatisiert gelöscht. Ebenso werden nicht genutzte Postfächer nach Ablauf von 12 Monaten seit der letzten Nutzung einschließlich Inhalt gelöscht.

2.1.4 Vertraulichkeit der Kommunikation (Verschlüsselungszertifikate)
Die Justiz ermöglicht eine vertrauliche Kommunikation mit ihr auf allen nachstehend beschriebenen Kommunikationswegen durch eine angemessene Verschlüsselung der elektronischen Daten im Internet. Bei dem Kommunikationsprotokoll OSCI (s.u. 2.2.1) ist die Verschlüsselung integriert, so dass die miteinander Kommunizierenden sich darum nicht gesondert kümmern müssen (zu den spezifischen Voraussetzungen auf den Kommunikationswegen vgl. die entsprechenden Abschnitte weiter unten).

2.2 Kommunikationswege, Größen- und Mengenbeschränkungen
Die elektronische Poststelle ist für die Einreichungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister ausschließlich über OSCI (vgl. Nr. 2.2.1.) erreichbar.

OSCI (z.B. EGVP)
Eine Kommunikation über das Protokoll OSCI („Online Service Computer Interface“) setzt bei den Kommunikationspartnern die Implementierung einer Anwendung voraus, die dieses Protokoll bedient. Die Anwendung „Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)“ bedient sich dieses Protokolls. Sie können sich hier informieren, wie Sie diese - für Sie kostenfrei - herunterladen können.

Die zum Download angebotene EGVP-Software ermöglicht die Kommunikation mit allen angeschlossenen Gerichten und Staatsanwaltschaften.

Neben dem EGVP werden auch kommerzielle Produkte (Add-ons für Office-Anwendungen) angeboten, die das OSCI-Protokoll bedienen. Klären Sie aber bei einem geplanten Einsatz dieser Produkte bitte vorab, ob damit auch tatsächlich die von Ihnen gewünschten Gerichte adressiert werden können.
 
Für Sendungen an das Gericht, die per OSCI übermittelt werden, bestehen seitens der Poststelle folgende Beschränkungen:
• Größe einer einzelnen Nachricht: max. 30 MB*)
• Anzahl der Anhänge einer Nachricht:  max. 100 Dateien
Je nach Ihrer Arbeitsumgebung kann es erforderlich sein, deutlich unter den genannten Grenzen zu bleiben (z.B. bei zu geringer Bandbreite der Netzanbindung).
Für Mitteilungen der Gerichte an Sie bestehen die gleichen Beschränkungen.

Zur Verwaltung Ihres persönlichen Empfangspostfaches vgl. die Hinweise unter 1.3 „Zustellungen“.

*) Beim Einscannen von Dokumenten können sehr große Dateien entstehen, insbesondere bei der Berücksichtigung von Farben und hoher Auflösung. Da bei einer S/W-Wiedergabe ein höherer Kontrast und damit i.a. eine bessere Lesbarkeit erreicht wird, wird empfohlen, einzuscannende Texte grundsätzlich in S/W und mit nicht mehr als 300 dpi zu erfassen.

2.3 Ersatzeinreichung
Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden, trifft der Vorstand des Gerichts oder der Leiter der Staatsanwaltschaft im Einzelfall Anordnungen zur Einreichung von Dokumenten.

2.4 Zugangsbestätigung, Prüfergebnis
Bei jedem Eingang in der elektronischen Poststelle wird automatisiert unverzüglich eine Eingangsbestätigung an den Absender versandt. Dabei wird der Kommunikationsweg benutzt, der von dem Einreichenden bei der Registrierung (s.u. 2.1) für Zustellungen gewählt wurde.

Mit dem Prüfprotokoll werden folgende Angaben übermittelt:
• Absenderkennung des Einreichenden
• Betreff der Sendung
• Anzahl der Anhänge und/oder ihre Dateinamen
• Ggf. das Ergebnis von Signaturprüfungen
• Datum und Uhrzeit der Aufzeichnung in dem elektronischen Postfach

Alle Eingänge werden automatisiert auf schädlichen Code überprüft (Viren, Trojaner, Würmer usw.). Infizierte Dateien können nicht bearbeitet werden und werden daher nicht in den Geschäftsgang gegeben. Sie gelten daher auch dann als nicht zugegangen, wenn sie im Übrigen den vorgegebenen Formatstandards entsprechen.
Die Einreichenden werden benachrichtigt.

Die von der elektronischen Poststelle automatisiert erstellten Übermittlungs-, Sende- und Empfangsbestätigungen beziehen sich auf die Tatsache, dass der in der jeweiligen Bestätigung beschriebene Kommunikationsvorgang zu dem angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Durch diese Bestätigungen wird insbesondere nicht zugleich bestätigt, dass die übermittelten Dokumente in einem zugelassenen Format vorgelegt worden sind oder sonst keine Hindernisse für eine Weiterverarbeitung (Viren o.ä.) bestehen.

3. Technische Voraussetzungen

3.1 Rechner und Betriebssystem
Der elektronische Rechtsverkehr wurde grundsätzlich unabhängig von den eingesetzten Rechnern und Betriebssystemen auf der Basis von allgemein verbreiteten Internettechnologien konzipiert. Zu näheren Anforderungen daraus vgl. 3.2 und 3.4, zu den Signaturen unter 3.3 sowie insbesondere zu Dateiformaten unter 4.2.

3.2 Internetanschluss, Bandbreite und Browser
Die Übermittlung elektronischer Dokumente erfolgt auf dem unter 2.2.1 bezeichneten Kommunikationsweg über das Internet. Voraussetzung für die Teilnahme am elektronischen Rechtsverkehr ist daher ein leistungsfähiger Internetanschluss (empfohlen: DSL-Anschluss mit Standard-Upload von 128 KB/s) und ein graphikfähiger Browser (Internet-Explorer, Firefox, Opera, Safari o.ä.).
Außerdem sollten Sie über ein E-Mail-Konto verfügen, über das Sie von Zustellungen an Ihr Empfangspostfach in der elektronischen Poststelle benachrichtigt werden können (vgl. unter 2.1.3).

3.3 Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen
Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück gleichstehen, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nr. 3 des Signaturgesetzes zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.
Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiterverarbeiten zu können. Das gilt insbesondere für Signaturen, die dem ISIS MTT-Standard entsprechen. Dennoch können beispielsweise bei neu eingeführten Produkten oder nach wesentlichen Veränderungen von Signaturkomponenten Probleme auftreten.
Grundsätzlich können Signaturen sowohl in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument (detached“) abgelegt werden, als auch selber einen Container um das zu signierende Dokument bilden („enveloping“). Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen (diese Variante ist für Einreichungen zum Handelsregister zu wählen, vgl. unter 3.).

3.4 EGVP und Java-Runtime-Environment
Das „Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach“ – EGVP – (vgl. dazu unter 2.2.1) ist eine in Java™ realisierte Applikation, die ein bestimmtes Java™ Runtime-Environment (JRE) voraussetzt. Die Anwendung selbst basiert auf Einsatz- und Aktivierungsmechanismen, die mit Java™ Web Start zur Verfügung gestellt werden. Diese Komponente gehört zum Installationsumfang des JRE und dient der automatischen Installation der Authentisierungsanwendung auf den PC des Nutzers.
Das JRE ist auf unterschiedlichen Plattformen lauffähig und auf marktüblichen Rechnern vielfach bereits vorhanden.

4. Bearbeitungshinweise

4.1. Bezeichnung der Sendungen und ihrer Anlagen
Bei der Übermittlung soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden (vgl. jedoch Abweichungen unter 3.).
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben). Zur Erleichterung der Arbeit mit den elektronischen Dokumenten ist es ferner zweckmäßig, nähere Konventionen für die Namensgebung bei den Dateibezeichnungen einzuhalten, die gegebenenfalls unter 3. aufgeführt werden.

4.2 Dateiformate und Versionen
Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:

Dateiformat	Verein/ Einschränkung
ASCII (American Standard Code for Information Interchange)	keine Versionsbeschränkung, reiner Text ohne Formatierungscodes und ohne Sonderzeichen
UNICODE	keine Versionsbeschränkung, reiner Text ohne Formatierungscodes
Microsoft RTF (Rich Text Format)	Version 1.0 bis 1.6 ohne Erweiterung für Word 2000
Adobe PDF (Portable Document Format)	Version 1.0 bis 1.4, soweit mit Adobe Reader 7.x lesbar
XML (Extensible Markup Language)	Versionen 1.0 in Verbindung mit xJustiz Version 1.3; eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein
TIFF (Tag Image File Format)	Komprimierung CCITT Group 4 FAX, Auflösung 300 x 300 dpi, multipage TIFF bei mehrseitigen Dokumenten
Microsoft Word	keine aktiven Komponenten; Word 97, Word 2000 (Versionen 8 oder 9), Word XP, Word 2003

Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten. Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNICODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.

4.3 Verfahrensspezifische Besonderheiten

• Einreichungen zum Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregister
Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. 

• Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich nicht das Schlüsselwort "Neueingang" im Betreff eingetragen werden, sondern "HRA neu" oder "HRB neu".

5. Service und Support

Soweit allgemeine Störungen bei der Poststelle bekannt sind, werden sie auch bundesweit angezeigt auf http://www.egvp.de/. Bitte informieren Sie sich gegebenenfalls vorab auch dort.