Elektronische Kommunikation mit der Justiz

Mit welchen Justizbereichen ist elektronischer Rechtsverkehr möglich?

Der elektronische Zugang zu den bayerischen Gerichten und Staatsanwaltschaften ist nicht allgemein eröffnet. Die elektronische Kommunikation ist nur bei den folgenden bayerischen Gerichten und Staatsanwaltschaften in den jeweils genannten Verfahrensbereichen zugelassen:

• bei sämtlichen ordentlichen Gerichten in Verfahren nach der Zivilprozessordnung sowie nach dem Gesetz über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit
• bei sämtlichen ordentlichen Gerichten und Staatsanwaltschaften im Bereich der Strafverfahren
• bei sämtlichen ordentlichen Gerichten und Staatsanwaltschaften im Bereich der Ordnungswidrigkeitenverfahren
• bei den Amtsgerichten Kelheim und Erlangen im Bereich der Grundbuchsachen
• bei den Hinterlegungsstellen (Hinweis: Manche Unterlagen sind weiterhin in Papierform einzureichen, weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite der Hinterlegungsstelle des Amtsgerichts München) 

sowie

• bei den Registergerichten für die elektronische Führung des Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregisters samt elektronisch geführter Registerakten sowie für die elektronische Führung des Vereinsregisters
• bei den Registergerichten die Anmeldung und Einreichung von Dokumenten in elektronischer Form in Handels-, Genossenschafts- und Partnerschaftsregistersachen
• beim Präsidenten des Oberlandesgerichts Nürnberg für das Abrufverfahren aus den bei den Registergerichten elektronisch geführten Registern und aus elektronisch geführten Registerakten
• beim Präsidenten des Oberlandesgerichts Nürnberg für die Abwicklung und Genehmigung des elektronischen Abrufverfahrens in Grundbuchsachen

Elektronische Zugangswege

Die elektronische Kommunikation mit der Justiz ist gesetzlich nur auf bestimmten Übermittlungswegen zugelassen. Eine Übersendung von Unterlagen per E-Mail ist nicht möglich, da die einfache E-Mail die Anforderungen der Justiz an die Integrität und Vertraulichkeit der Übermittlung und der Identifizierung des Kommunikationspartners nicht erfüllt.

Eine formwirksame Übermittlung ist auf folgenden Wegen möglich:

• für Anwältinnen und Anwälte über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA)
• für Notarinnen und Notare über das besondere elektronische Notarpostfach (beN)
  
• für Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts über das besondere elektronische Behördenpostfach (beBPo)
  
  Weitere Informationen zur Beantragung und Einrichtung eines beBPo erhalten Sie hier: https://www.stmfh.bayern.de/digitalisierung/erv/.
  
  
• mit einer absenderbestätigten De-Mail
  Um mit den Gerichten kommunizieren können, muss das De-Mail-Postfach in der Lage sein, eine absenderbestätigte De-Mail zu verschicken. Die De-Mail Adressen der Gerichte und Staatsanwaltschaften sind in dem öffentlichen Verzeichnisdienst im Sinne des § 7 des De-Mail-Gesetz vom 28. April 2011 hinterlegt.
  
  HINWEIS: Grundsätzlich muss der Schriftsatz als elektronisches Dokument im PDF-Format eingereicht werden. Bloße Eingaben im Nachrichtenfeld der De-Mail sind in der Regel formunwirksam.

• ab dem 1. Januar 2022 über das besondere elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO)
  
  Das eBO ermöglicht sowohl den schriftformersetzenden Versand elektronischer Dokumente an die Gerichte als auch den Empfang elektronischer Dokumente.
  
  Die Registrierung eines neuen eBO sowie Empfang und Versand von Nachrichten sind nur über spezielle Computerprogramme möglich. Die erforderlichen Programme stehen seit dem 01. Juni 2022 zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf https://justiz.de/ervvoe/textordner_fuer_berufstraeger/index.php
  
  Zur Freischaltung eines eBO ist die Feststellung Ihrer Identität erforderlich. Die zur Identifizierung erforderlichen Daten können aus Ihrem Personalausweis, einem Ausweismittel nach dem eID-Karte-Gesetz, einem elektronischen Aufenthaltstitel oder einem qualifizierten elektronischen Siegel ausgelesen werden. Der Ausweis muss dabei die elektronische Übermittlung der Ausweisdaten unterstützen.
  
  Sie können ein eBO auch mit Ihrer geschäftlichen Anschrift registrieren. Da diese dann von der auf Ihrem Personalausweis hinterlegten Anschrift abweicht, erhalten Sie einen Brief mit einer PIN an die geschäftliche Anschrift, um die Adresse zu bestätigen.
  
  Sollten Sie kein elektronisches Identifizierungsmittel zur Hand haben, können Sie sich nach der Registrierung eines neuen Postfachs auch bei einem Notar mit einem amtlichen Lichtbildausweis identifizieren. Das Computerprogramm stellt Ihnen nach der Registrierung des neuen Postfachs die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung.
  
  Damit Nachrichten an das richtige Postfach geschickt werden können, werden Ihr Name und Ihre Anschrift gespeichert und im SAFE-Verzeichnisdienst, dem Adressbuch des elektronischen Rechtsverkehrs, veröffentlicht. Ihre Daten im SAFE-Verzeichnisdienst können nur von der Justiz, Behörden, Rechtsanwälten, Notaren und Steuerberatern gesehen werden, andere eBO-Postfachinhaber haben darauf keinen Zugriff.
  
  Auch für Gerichtsvollzieher und öffentlich bestellte oder beeidigte Dolmetscher und Übersetzer ist das eBO ein komfortabler Weg zur Kommunikation mit der Justiz.
  
  Um die Einrichtung noch komfortabler zu gestalten, ist die Identifizierung des eBO auch über die für sie zuständige Stelle bei der Justiz möglich. Wenden Sie sich bitte an die für Gerichtsvollzieher bzw. für die öffentliche Bestellung und allgemeine Beeidigung von Übersetzern und Dolmetschern zuständige Behörde. Weitere Informationen zur Vorgehensweise für Dolmetscher und Übersetzer finden Sie auch auf https://justiz.de/ervvoe/textordner_fuer_berufstraeger/index.php.
  
  

• ab dem 1. Januar 2022 mit dem Postfach- und Versanddienst der BayernID
  
  Zur formwirksamen Übermittlung von Unterlagen an die Justiz kann ab dem 1. Januar 2022 auch die BayernID genutzt werden.
  
  Mit der BayernID können Sie sich bei dem „Formular zur Einreichung elektronischer Dokumente“ anmelden. Für die Anmeldung ist ein Personalausweis, ein Ausweismittel nach dem eID-Karte-Gesetz oder ein elektronischer Aufenthaltstitel erforderlich. Der Ausweis muss dabei die elektronische Übermittlung der Ausweisdaten unterstützen.
  
  Der Link zu dem Formular wird nach dem 1. Januar 2022 auf den Internetseiten der jeweiligen Gerichte und Staatsanwaltschaften sowie im BayernPortal verfügbar sein.
  
  HINWEIS: Zunächst wird nur der Versand von elektronischen Unterlagen an die Justiz unterstützt. Ein Empfang von Nachrichten der Justiz im Postkorb der BayernID ist technisch noch nicht möglich.

• Zudem können elektronische Nachrichten über ein elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) gesendet werden, wenn ein Schriftsatz als elektronisches Dokument im PDF-Format angehängt wird und das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen wurde.

Rechtsgrundlagen und Geltungsbereich

Die bundesgesetzlichen Regelungen zum elektronischen Rechtsverkehr basieren im Wesentlichen auf dem Gesetz zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 10. Oktober 2013, auf dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 und auf dem Gesetz zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs mit den Gerichten und zur Äußerung weiterer Vorschriften vom 5. Oktober 2021.

Die Zulässigkeit der Einreichung elektronischer Dokumente in Zivilverfahren ergibt sich aus § 130a Abs. 1 ZPO. Für den Bereich der Familienverfahren und Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit gilt § 14 Abs. 2 FamFG, der für die Einzelheiten auf § 130a ZPO und die auf dessen Grundlage erlassene Rechtsverordnung verweist.

Die Zulässigkeit der Einreichung elektronischer Dokumente in Strafverfahren ist in
§ 32a StPO geregelt.

Die für die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente geltenden technischen Anforderungen sind in der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) vom 24. November 2017 näher bestimmt.

Der elektronische Rechtsverkehr in den Bereichen Register und Grundbuch ist in der bayerischen Verordnung über den elektronischen Rechtsverkehr bei den ordentlichen Gerichten (E-Rechtsverkehrsverordnung Justiz - ERVV Ju) vom 15. Dezember 2006 näher geregelt.

Für die Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs im Bereich der Ordnungswidrigkeiten ist durch die Verordnung über den Übergang zum elektronischen Rechtsverkehr im Bußgeldverfahren (E-Rechtsverkehrsübergangsverordnung Bußgeld – ERVVÜBuß) vom 5. Dezember 2017 der 1. Januar 2019 bestimmt worden.

Technische Rahmenbedingungen

Die für die Übermittlung und Bearbeitung elektronischer Dokumente geltenden technischen Anforderungen sind in der Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung - ERVV) vom 24. November 2017 näher bestimmt. Zu beachten sind ferner die Vorgaben der Bekanntmachung zu § 5 der ERVV (Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung - ERVB), in der unter anderem die zulässigen Dateiformatversionen und Dateigrößen geregelt sind.

Bearbeitungshinweise

Die technischen Standards in der Elektronischer Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) und in der Elektronischer-Rechtsverkehr-Bekanntmachung 2022 (ERVB 2022) sind zu beachten.

Auf folgende Vorgaben und Empfehlungen wird insbesondere hingewiesen:

• Gem. § 2 Abs. 1 ERVV ist ein elektronisches Dokument im Dateiformat PDF zu übermitteln, bildliche Darstellungen können unter Umständen auch im Dateiformat TIFF übermittelt werden.
  
  Gem. §§ 2 Abs. 2, 5 Abs. 1 Nr. 6 ERVV in Verbindung mit Nr. 6 der ERVB 2022 soll das Dokument druckbar und der Dateiname nicht länger als 90 Zeichen sein.
  
  Weiterhin soll der Dateiname der übermittelten Dokumente den jeweiligen Inhalt schlagwortartig umschreiben und bei der Übermittlung mehrerer Dokumente eine logische Nummer enthalten.
  
  Gem. § 2 Abs. 3 ERVV soll dem elektronischen Dokument ein strukturierter maschinenlesbarer Datensatz im Dateiformat XML beigefügt werden, der den in Nr. 2 der ERVB 2022 bekanntgemachten Definitions- oder Schemadateien entspricht und bestimmte Mindestangaben enthält.

• Für die Erstellung des Datensatzes wird auf der Internetseite http://www.xjustiz.de/ ein Hilfsprogramm kostenlos zum Download angeboten.

Es wird gebeten, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen anzugeben. Bei verfahrenseinleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll "Neueingang" angegeben werden (zu Ausnahmen im Registerbereich siehe unten).

Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt.

Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich nicht das Schlüsselwort "Neueingang" im Betreff eingetragen werden, sondern "HRA neu" oder "HRB neu".